La regla 3-2-1 de respaldos, explicada para empresas

Casi todas las empresas dicen tener respaldo. Pero cuando preguntamos dónde está, la respuesta suele ser "en un disco externo" o "en la nube". La pregunta importante es otra: si mañana se pierde el servidor, ¿cuánto tardarías en volver a trabajar y cuánta información perderías?

La regla 3-2-1 es la forma más simple de responder bien esa pregunta. Tiene décadas de uso y sigue vigente porque se basa en una idea sencilla: no poner todos los huevos en la misma canasta.

Qué significa 3-2-1

• 3 copias de la información: los datos originales y dos respaldos.
• 2 medios distintos: por ejemplo, un equipo de almacenamiento en la oficina (NAS) y un servicio en la nube.
• 1 copia fuera de la oficina: para que un robo, un incendio o una inundación no se lleve todo.

Con este esquema, para perder la información tendrían que fallar tres cosas distintas al mismo tiempo, en dos lugares diferentes.

Un ejemplo para una pyme

Imagina una oficina con 15 personas, un servidor de archivos y Microsoft 365. Un esquema 3-2-1 razonable sería:

1. Los datos originales en el servidor y en Microsoft 365.
2. Un respaldo diario del servidor a un NAS en la oficina, para restaurar rápido un archivo o una carpeta.
3. Una copia de ese respaldo en la nube, más un respaldo independiente del correo, OneDrive y SharePoint.

Si alguien borra una carpeta, se recupera en minutos desde el NAS. Si se roban el servidor y el NAS, la copia en la nube permite reconstruir todo.

El problema del ransomware

El ransomware cambió las reglas. Este tipo de ataque cifra los archivos y pide un rescate, y los atacantes saben que la empresa intentará restaurar desde el respaldo. Por eso buscan el respaldo primero: si el NAS está conectado a la red con las mismas credenciales, también lo cifran.

Hoy la regla se amplía a 3-2-1-1-0:

• 1 copia inmutable o desconectada: un respaldo que no se puede borrar ni modificar durante un periodo, aunque el atacante tenga acceso a la red.
• 0 errores: respaldos verificados y pruebas de restauración que confirman que se pueden recuperar.

Sincronizar no es respaldar

OneDrive, Google Drive y Dropbox son excelentes para trabajar, pero sincronizan. Si un archivo se borra o se cifra en la computadora, el cambio se copia a la nube. Tienen papelera y versiones, pero con límites de tiempo y sin la garantía de un respaldo independiente. Úsalos para colaborar y respalda aparte.

Dos preguntas que definen tu respaldo

¿Cuánta información puedes perder? Si respaldas una vez al día a medianoche y el problema ocurre a las 5 p. m., pierdes el trabajo de todo el día. Para algunos negocios eso es aceptable; para otros, no.

¿Cuánto tiempo puedes estar detenido? Restaurar un archivo toma minutos. Reconstruir un servidor completo desde la nube puede tomar horas o días, según la cantidad de datos y la velocidad del internet.

Con esas respuestas se decide la frecuencia del respaldo, dónde se guarda y qué se restaura primero.

Lista rápida para revisar tu respaldo

• ¿Tienes al menos una copia fuera de la oficina?
• ¿El respaldo está protegido contra borrado o cifrado?
• ¿Respaldas también el correo y los archivos de Microsoft 365 o Google?
• ¿Sabes cuándo fue la última restauración exitosa?
• ¿Alguien recibe un aviso si el respaldo falla?

Si respondiste "no" o "no sé" a alguna, vale la pena revisarlo antes de necesitarlo.